Status Kepemilikan Aplikasi E-Buddy di Pemkab Sidoarjo Tidak Jelas

Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Sidoarjo menggandeng PT ALA untuk membuat aplikasi e-buddy pada tahun 2020. Aplikasi e-buddy dibuat saat PT ALA melaksanakan pekerjaan pengadaan bandwidth di Pemerintah Kabupaten Sidoarjo.

Dinukil dari hasil Laporan Badan Pemeirksa Keuangan (BPK) Republik Indonesia, PT ALA telah menyampaikan dokumen BAST hibah aplikasi e-buddy Nomor 030/LA/13900/2021 pada tanggal 14 Februari 2021. Sesuai dokumen BAST, hibah aplikasi e-buddy diserahterimakan dari General Manager East Indonesia Regional PT ALA kepada Pelaksana Tugas (Plt.) Kepala Dinas Kominfo Sidoarjo.

Selain penyerahan atas aplikasi, PT ALA juga menyerahkan blueprint aplikasi, sehingga nantinya Pemerintah Kabupaten Sidoarjo dapat mengembangkan aplikasi e-buddy tersebut.

Sampai dengan pemeriksaan oleh BPK berakhir pada 12 Mei 2023, dokumen BAST hibah aplikasi e-buddy dari PT ALA belum ditandatangani oleh pihak Dinas Kominfo Sidoarjo. Hal tersebut terjadi karena Plt. Kepala Dinas Kominfo Sidoarjo pada saat itu beranggapan bahwa penandatanganan BAST oleh Plt. Kepala Organisasi Perangkat Daerah (OPD) adalah melampaui kewenangan yang diatur oleh ketentuan.

Temuan BPK, dengan tidak ditandatanganinya BAST tersebut, maka aplikasi e-buddy tidak dicatat sebagai aset Pemerintah Kabupaten Sidoarjo, meskipun telah dimanfaatkan untuk melakukan presensi secara daring, serta telah digunakan untuk persuratan elektronik pada seluruh OPD di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sidoarjo.

Selain itu, hal tersebut juga berdampak pada penerapan penggunaan aplikasi e-buddy sebagai media bagi pegawai di seluruh OPD untuk melakukan presensi, yang pada akhirnya berpengaruh terhadap mekanisme perhitungan bobot skor kehadiran pegawai untuk pembayaran TPP berdasarkan beban kerja.

Kondisi lain yang ditemukan BPK ialah sebanyak 11 OPD di lingkup Pemkab Sidoarjo tidak menggunakan output presensi dari aplikasi e- buddy untuk menghitung bobot skor kehadiran pegawai.

Peraturan Bupati tentang TPP antara lain mengatur bahwa skor kehadiran pegawai ditentukan berdasarkan indikator kehadiran pegawai, meliputi terlambat masuk kerja, pulang sebelum waktunya, tidak masuk kerja, dan/atau meninggalkan pekerjaan dan/atau kantor pada jam kerja.

Peraturan Bupati juga mengatur bahwa pegawai yang tidak melakukan finger print pada saat masuk atau pulang kerja tanpa keterangan, dilakukan pemotongan skor kehadiran. Persyaratan presensi finger print pada Peraturan Bupati Sidoarjo belum dimutakhirkan sehubungan dengan kewajiban penggunaan aplikasi e-buddy untuk melakukan presensi bagi pegawai di seluruh OPD.

Hasil pemeriksaan atas output presensi dari aplikasi e-buddy dan kertas kerja perhitungan TPP Beban Kerja seluruh OPD menunjukkan terdapat perbedaan besaran persentase kehadiran antara data output dari aplikasi dengan kertas kerja perhitungan TPP pada sebelas OPD, yaitu pada Sekretariat Daerah, Dinas Perhubungan, Dinas Lingkungan Hidup dan Kebersihan (Dinas LHK), Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda), Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD), Satpol PP, Kecamatan Buduran, Kecamatan Gedangan, Kecamatan Jabon, Kecamatan Tanggulangin, dan Kecamatan Tulangan.

BPK melansir, pada sebelas OPD diketahui bahwa perhitungan bobot skor kehadiran pegawai masih menggunakan dokumen daftar kehadiran manual berupa laporan kehadiran, tanda tangan daftar hadir, atau laporan kehadiran pegawai dari atasan langsung, tanpa menggunakan aplikasi e-buddy. Alasannya bahwa output presensi dari aplikasi e-buddy belum digunakan pada seluruh OPD karena terdapat pegawai yang tidak memiliki smartphone, jaringan internet pribadi tidak tersedia, dan tidak cakap dalam menggunakan teknologi, sehingga menggunakan presensi secara manual;

Selain itu, terdapat OPD yang menerapkan sistem kerja shift dan masih sering terjadi perubahan nama pegawai di setiap shift. Sedangkan Aplikasi e-buddy mewajibkan pengaturan jadwal/jam kerja shift serta nama pegawai diatur untuk satu bulan ke depan.

Alasan lain ialah presensi menggunakan aplikasi e-buddy hanya dapat dilakukan pada lokasi dalam radius 1 km dari lokasi kantor OPD, sehingga menghambat pegawai yang sedang bertugas di lapangan. Juga, aplikasi e-buddy sering mengalami gangguan karena server crowded.

Masih menurut data BPK melalui keterangan admin aplikasi e-buddy, bahwa hambatan-hambatan yang disampaikan oleh sebelas OPD diuraikan bahwa aplikasi e-buddy selain dapat diakses dari smartphone juga dapat diakses melalui perangkat elektronik lain yang terhubung dengan internet secara web based dengan laman https://e-buddy.sidoarjokab.go.id.

Pada tahun 2023, aplikasi e-buddy telah dikembangkan sehingga proses penginputan jadwal shift/jam kerja shift oleh admin OPD dapat dilakukan dengan menu fitur import file spreadsheet. Dengan demikian, proses penginputan perubahan jadwal shift menjadi lebih mudah dan cepat, serta dapat dilakukan dengan syarat belum melewati jadwal hari/jam kerja yang akan diubah tersebut.

Aplikasi e-buddy tetap dapat melakukan record atas presensi masuk dan keluar pegawai meskipun lokasi berada di luar radius 1 km dari lokasi kantor, dan gangguan karena server crowded tidak terlalu berdampak karena dapat segera diatasi dalam waktu yang tidak lama.

Akibat dari hal tersebut, terjadi timbulnya risiko kesalahan perhitungan besaran TPP Beban Kerja. Dan Pemerintah Kabupaten Sidoarjo memanfaatkan aset yang belum jelas status kepemilikannya. Hal tersebut disebabkan Kepala Dinas Kominfo tidak segera menindaklanjuti BAST pemberian hibah aplikasi e-buddy, yaitu menerima atau menolak hibah tersebut dari pihak donator. (dit)

Editor : Syaiful Anwar